深入解析外贸出口流程图的每一个环节

1. 客户询盘

一般在客户下采购订单(perchase Order)之前,都会有相关的订单查询(Order Inquiry)给到工厂,做一些细节上的了解,以便为客户提供报价。

2. 报价

业务部及时回复客户的询盘,并提供详细的报价,报价中需要明确说明货物的品名、规格、生产厂家、数量、交货期限、付款方式、包装方式以及其他需要客户确认的条件。报价以正式文件形式发送给客户。

3. 获得订单

客户经过评估报价后,如果接受报价内容,则会下发正式订单(Purchase Order)给外贸公司。

4. 下生产订单

外贸公司收到客户正式订单后,需要依据订单信息向合作生产厂家下达生产订单,安排生产计划以满足交货时间要求。

5. 业务审批

外贸业务部收到订单后,需要对订单内容进行检查,并提供详细的业务审批报告。报告需要由业务人员填写,部门经理审批,最后提交管理部门最后审批。对一些金额或者条件复杂的订单,还需要总经理最后审批。完成审批后才可以继续后续流程。

6. 下达生产通知

经过审核确认后,业务部按照约定的交货期限,将生产通知下达给生产厂家,通知其按期生产货物。

常见问答(FQAS)

得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

(1)在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 (2)如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。 (3)如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

(1)如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

(1)货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等